SAVETI

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije: šta svaka kompanija mora da zna?

Posted on by cfoadmin
Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije: šta svaka kompanija mora da zna
10
мај

Od 1. januara 2024. u punoj je primeni Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“ 6/20) sa pratećim e-Arhiv sistemom.

Zakon prvi put:

  • precizira minimalne rokove čuvanja za svaku kategoriju dokumenta;

  • propisuje da sva pravna lica moraju voditi Arhivsku knjigu i do 30. aprila svake godine dostavljati njen prepis nadležnom arhivu;

  • dozvoljava elektronsko arhiviranje, ali uz istu odgovornost kao za papir.

Neispunjavanje obaveza povlači prekršajne kazne (100 000 – 2 000 000 RSD), a u praksi dovodi do:

  • poreskih rizika (nemogućnost dokazivanja troškova),

  • slabije procesne pozicije u radnim i privrednim sporovima,

  • reputacionog udara zbog gubitka podataka.

Red.br Naziv Jedinica mere Klasifikaciona oznaka Rok čuvanja Napomena za rok čuvanja
Predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju Društva
1 Akt (ugovor članova društva ili Statut a.d., odluka) o osnivanju, pripajanju i druge statusne promene, akt o obrazovanju ogranka društva Trajno
2 Rešenje o registraciji i svi upisi u registar, evidencija o članovima društva – knjiga udela odnosno knjiga akcija Trajno
3 Prijava nadležnim organima o početku poslovanja Trajno
4 Predmeti u vezi upisa u registar kod nadležnog organa – Sud, APR (prijava upisa, promena naziva, promena i proširenje delatnosti, promena lica ovlašćenog za zastupanje, promena i istupanje osnivača, promena podataka u registru i dr.) Trajno
5 Ostali predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju poslovanja (integracije, likvidacije, sanacije, stečaj, spajanje i sl.), dokumentacija koja dokazuje svojinu i sva druga prava društva na imovinu, lista povezanih društava sa podacima o udelima, odnosno akcijama i drugim pravima,dokumentacija o prenosu udela, odnosno akcija Trajno
6 Zahtev i prijava za otvaranje žiro-tekućeg računa Trajno
7 Zahtev i karton deponovanih potpisa ovlašćenih lica Trajno
8 Predlog i rešenja o postavljanju direktora, knjiga odluka Trajno
9 Zapisnici o izboru i konstituisanju organa upravljanja Trajno
10 Ostala dokumentacija iz ove oblasti 10 godina
Pravilnici i drugi opšti akti društva
11 Statut Trajno
12 Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova i radnih zadataka Trajno
13 Pravilnik o radnim odnosima Trajno
14 Kolektivni ugovori (opšti, posebni, pojedinačni) Trajno
15 Pravilnik o sticanju i raspodeli dohotka i zarada Trajno
16 Normativni akti društva, poslovnici o radu Upravnog odbora, Nadzornog odbora, i ostali pravilnici Trajno
Pravni i opšti poslovi
17 Godišnji planovi i programi rada, programi razvoja Trajno
18 Godišnji statistički izveštaj Trajno
19 Izveštaji o broju radnika i rukovodećem kadru Trajno
20 Naredbe i odluke direktora Trajno
21 Ugovori o zakupu poslovnih prostorija 10 godina od isteka zakupa od isteka zakupa
22 Rešenja o otvaranju stečaja, prinudnoj upravi Trajno
23 Rešenja o prinudnoj upravi Trajno
24 Godišnji plan obezbeđenja i protivpožarne zaštite Trajno
25 Odobrenje nadležne inspekcije rada za prekovremeni rad 5 godina
26 Parnični predmeti 10 godina (po okončanju predmeta) po okončanju predmeta
27 Akta o osiguranju lica i imovine 10 godina
28 Tužbe u vezi sa radnim sporom 5 godina po okončanju predmeta po okončanju predmeta
29 Raspisi, obaveštenja, zahtevi 3 godine
Predmeti iz oblasti radnih odnosa
30 Matična knjiga radnika Trajno
31 Personalna dosijea radnika Trajno
32 Evidencija o prijavama i odjavama radnika Obrasci: M1 – prijava na osiguranje; M1/S3 – Prijava na osiguranje; M2 – Odjava osiguranja; M2/S3 – Odjava osiguranja; M1K – Odjava – prijava osiguranja za više lica, M3 – Prijava promena u toku osiguranja; M3/S3 – Prijava podataka za utvrđivanje staža, M4 – Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja; M4/S3 – Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja; M4K – Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja za više lica; M6 – Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja za više lica; M7/PS – Prijava podataka o utvrđenom penzijskom stažu; M8 – Prijava promene podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, osnosno osnovice; M10 – Prijava promene podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade ostvarene primanjem novčanih naknada po osnovu invalidskog osiguranja Trajno
33 Utvrđivanje radnih mesta sa beneficiranim radnim stažom Trajno
34 Rešenja iz radnog odnosa (drugi primerci) 5 godina
35 Ostale personalne evidencije (izostanci, zakašnjenja, bolovanja itd.) 5 godina
36 Rešenja o prekovremenom – skraćenom radnom vremenu 3 godine
37 Molbe i rešenja o korišćenju godišnjeg odmora 3 godine
38 Molbe i rešenja o plaćenom i neplaćenom odsustvu 3 godine
39 Rešenja o korišćenju porodiljskog odsustva – nege deteta 3 godine
40 Ostala rešenja iz radnih odnosa (potvrde, uverenja) 3 godine
Predmeti koji se odnose na investicije, izgradnju i adaptaciju objekata
41 Elaborati, planovi i programi o planiranju i investiranju Trajno
42 Tehnička dokumentacija (odluke o izgradnji, urbanističko tehnički uslovi, projekti sa svim pratećim materijalima, saglasnost nadležnih organa na projekat, upotrebna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta, tehnička dokumentacija svih objekata) Trajno
43 Dokumenta o pravu korišćenja zemljišta za izgradnju objekta Trajno
44 Ugovor o projektovanju Trajno
45 Ugovor o gradnji – izvođenju radova Trajno
46 Rešenja o uknjižbi i korišćenju gradskog zemljišta Trajno
47 Projekti prepravki i dogradnje sa svim materijalima Trajno
48 Investicioni krediti Trajno
49 Atesti – uverenja o ispitivanju materijala 10 godina
50 Građevinske knjige 10 godina
51 Materijali u vezi popravke, adaptacije i održavanje zgrade i objekata (ponude, situacije, ugovori o radu, zapisnici o prijemu radova i ostala prepiska) 10 godina
52 Ponude izvođača radova 5 godina
53 Dnevnici rada 10 godina
54 Materijali u vezi održavanja i popravka elektroinstalacije, vodovodnih instalacija, instalacija grejanja, telefonske instalacije 10 godina
55 Materijali u vezi održavanja i popravki liftova 3 godine
56 Stambena dokumentacija (građevinske dozvole, izgradnja, otkup, dodela, itd) Trajno
Kancelarijsko i arhivsko poslovanje
57 Pravilnik o kancelarijskom poslovanju Trajno
58 Arhivska knjiga Trajno
59 Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja Trajno
60 Dokumenta o odabiranju arhivske građe i uništavanju bezvrednog dokumentarnog materijala Trajno
61 Zapisnici o pregledu arhivske građe Trajno
62 Spisak štambilja i pečata Trajno
63 Zapisnici o primopredaji dužnosti Trajno
64 Razne kopije potvrda, uverenja i rešenja 2 godine
Dokumentacija osnovne delatnosti – Finansijsko-materijalno poslovanje
65 Poreska prijava za utvrđivanje poreza na dobit Obrasci PB 1 PDP i PDPO (od 2016. u elektronskom obliku) 10 godina
66 Poreska prijava za porez na imovinu – Obrazac PPI-1 (od 2019. u elektronskom obliku) 10 godina
67 Poreske prijave za PDV – Obrasci EPPDV, POPDV, PP PDV (od 2014. u elektronskom obliku 10 godina
68 Isplatne liste (platni spiskovi) ili analitičke evidencije (kartoni) zarada Trajno
69 Evidencija o obračunatoj i isplaćenoj zaradi Trajno
70 Akontacija zarada 5 godina
71 Evidencije prevoza radnika, toplog obroka, reprezentacije 5 godina
72 Prijave podataka za utvrđivanje staža – Obrazac M-4, M-UN, M-UNK Trajno
73 Obračuni i evidencije o isplaćenim zaradama i drugim primanjima koja ne čine zaradu zaposlenih – Obrazac PP OPJ (od 2014. u elektronskom obliku) 10 godina
74 Početni bilansi koji se rade prilikom osnivanja, spajanja, pripajanja i podele preduzeća Trajno
75 Završni račun sa prilozima, finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji 20 godina
76 Zapisnici Poreske uprave i drugih nadležnih organa u vezi finansijskog poslovanja 10 godina
77 Knjiga evidencije i kartice osnovnih sredstava 20 godina
78 Obračuni amortizacije 5 godina
79 Revalorizacije 5 godina
80 Glavna knjiga -Bruto bilans 10 godina
81 Dnevnik glavne knjige 10 godina
82 Analitika kupaca 5 godina
83 Analitika dobavljača 5 godina
84 Ostale analitike 5 godina
85 Izvodi iz banke – dinarski 5 godina
86 Izvodi iz banke – devizni 5 godina
87 Blagajna – dinarska 5 godina
88 Blagajna – devizna 5 godina
89 Sumnjiva i sporna potraživanja 5 godina
90 Kompenzacije 5 godina
91 Finansijska prepiska sa kupcima i dobavljačima 5 godina
92 Opomene kupaca i dobavljača 5 godina
93 Izvodi otvorenih stavki (IOS); saglasnost salda 3 godine
94 Zapisnici o sravnjivanju poslovnih knjiga 5 godina
95 Izjave kupaca i dobavljača 3 godine
96 Knjiga kontrolnika za izvoz robe i knjiga kontrolnika za uvoz robe 10 godina
97 Izlazni računi 10 godina
98 Izlazni računi – e-fakture 10 godina
99 Izlazni računi – fiskalni računi 10 godina
100 Ulazni računi 10 godina
101 Ulazni računi – e-fakture 10 godina
102 Nalozi za službena putovanja i obračun 5 godina
103 Putni nalozi za vozila 3 godine
104 Obračuni kamate 5 godina
105 Knjiga evidencije prometa KEP 10 godina
106 Robno materijalno knjigovodstvo 5 godina
107 Kartice stanja zaliha 5 godina
108 Popisne liste sirovina, materijala i sitnog inventara 5 godina
109 Otpremnice 5 godina
110 Kalkulacije 5 godina
111 Nivelacije 5 godina
112 Povratnice 5 godina
113 Radni nalozi 5 godina
114 Trebovanja materijala 5 godina
115 Primljene poruđžbine 5 godina
116 Izdate poruđžbine 5 godina
117 Specifikacije 5 godina
118 Evidencija štete od osiguranja 5 godina
119 Polise osiguranja imovine i motornih vozila 5 godina
120 Obračuni akreditiva 5 godina
121 Kratkoročni zajmovi (ugovori i dr.) 5 godina
122 Menice (avalirane, indosinirane i sl.) 5 godina
123 Čekovi, kreditne uplate i priznanice 5 godina
124 Garantna pisma 5 godina
125 Takse, povraćaj, žalbe na takse i sl.) 5 godina
126 Izveštaji o utrošku goriva i potrošnog materijala 5 godina
127 Reklame i oglasi 3 godine
Dokumentacija informacionih sistema (IS)
128 Program i plan razvoja informacionog sistema Trajno
129 Projektna dokumentacija za IS Trajno
130 Uputstva za rad na projektima IS-a Trajno
131 Materijali (rešenja, programi, obuka, predavanja, priručnici) za obuku i osposobljavanje radnika iz oblasti IS-a Trajno
132 Projektna i programska dokumentacija po poslovima i eksploataciji Trajno
133 Uputstvo za rad po projektima u eksploataciji Trajno
134 Tehnička dokumentacija IS Trajno
135 Dokumentacija sistemskog i aplikativnog softvera Trajno
136 Sigurnosne datoteke po projektima u eksploataciji Trajno
137 Godišnji programi i izveštaji organizacionih delova iz oblasti informatike 5 godina
Evidencija iz oblasti bezbednosti i zaštite na radu (BZR), zaštite od požara (ZOP) i Zaštita životne srednine
138 Program mera zaštite na radu Trajno
139 Akt o proceni rizika Trajno
140 Pravilnik o pravima, obavezama i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu Trajno
141 Program o osposobljavanju zaposlenih za bezbedan i zdrav rad Trajno
142 Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti BZR Trajno
143 Sporazumi o ostvarivanju saradnje u primeni propisanih mera BZR između poslodavaca koji privremeno dele radni prostor 20 godina
144 Izjave o upoznatosti sa planom preventivnih mera 20 godina
145 Evidencije BZR obrazaca 1, 2, 3, 4, 5, 6, 11, 12, 13 i 14 40 godina
146 Evidencije BZR obrazaca 8, 9 i 10 6 godina od dana prestanka važenja stručnog nalaza od dana prestanka važenja stručnog nalaza
147 Evidencije BZR obrazaca 7 3 godine od dana prestanka korišćenja opasne materije od dana prestanka korišćenja opasne materije
148 Izveštaji o lekarskim pregledima zaposlenih 40 godina
149 Stručni nalazi o pregledu mašina, opreme, instalacija i ispitivanja radne okoline 6 godina od dana prestanka važenja stručnog nalaza od dana prestanka važenja stručnog nalaza
150 Pojedinačna akta lica za bezbednost i zaštitu na radu iz oblasti BZR 20 godina
151 Uverenja o osposobljenosti zaposlenih za pružanje prve pomoći 5 godina
152 Zapisnici o redovnim i vanrednim pregledima stanja zaštite na radu 10 godina
153 Materijali u vezi obuke radnika za rukovanje protivpožarnim i drugim aparatima 5 godina
154 Ostale prepiske vezane za oblast zaštite na radu 5 godina
155 Plan i pravila zaštite od požara Trajno
156 Program osnovne obuke zaposlenih iz oblasti zaštite od požara Trajno
157 Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti ZOP Trajno
158 Pojedinačna akta lica za bezbednost i zaštitu na radu iz oblasti ZOP 20 godina
159 Plan upravljanja otpadom Trajno
160 Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti ZŽS Trajno
161 Dokumenti o kretanju opasnog i neopasnog otpada Trajno
162 Izveštaj o ispitivanju otpada 20 godina
163 Obuke iz oblasti zaštite životne sredine Trajno
Dokumentacija sistema kvaliteta prema zahtevima standarda SRPS ISO 9000
164 Zapisnici o radu Odbora za kvalitet Trajno
165 Poslovnik o kvalitetu Trajno
166 Procedure sistema kvaliteta Trajno
167 Uputstva sistema kvaliteta, Plan kvaliteta Trajno

Šta zakon konkretno traži

  1. Interna Lista kategorija – odobrena od nadležnog arhiva.

  2. Arhivska knjiga – evidencija nastanka, kretanja i uništavanja materijala.

  3. Plan klasifikacije – šifre klasifikacija (ako ih koristite).

  4. Godišnji izveštaj arhivu – do 30. aprila za prethodnu godinu.

  5. e-Arhiv / DMS – kvalifikovani elektronski potpis i pečat validni su ekvivalent papiru.

  6. Postupak odabiranja – uništavanje dozvoljeno tek nakon pisane saglasnosti arhiva.

Rokovi čuvanja nisu birokratska formalnost, već temelj poreske sigurnosti, dobrog korporativnog upravljanja i pravne zaštite. Novi zakon postavlja jasna pravila – uz pravi sistem, ta obaveza postaje konkurentska prednost.