Praktični izazovi vođenja poslovnih knjiga za IT firme, startapove i digitalne agencije

IT sektor u Srbiji poslednjih godina beleži izuzetan rast, kako u broju kompanija, tako i po obimu poslovanja. Novosadski region, kao jedan od centara IT industrije, iznedrio je brojne uspešne startape, digitalne agencije i “softverske kuće” koje svoje usluge nude globalno. Međutim, za razliku od tradicionalnih preduzeća, IT firme se svakodnevno susreću sa specifičnim izazovima u vođenju poslovnih knjiga.

Knjigovodstvo u IT sektoru zahteva detaljno razumevanje domaće i međunarodne regulative, ali i poznavanje svakodnevnih problema sa kojima se osnivači, menadžeri i finansijski timovi susreću – od deviznog poslovanja i naplate iz inostranstva, do angažovanja “frilensera” i pravilnog evidentiranja softverskih licenci i investicija. U ovom tekstu, kroz iskustva iz prakse CFO DOO iz Novog Sada, pokušaćemo da osvetlimo najvažnije izazove i ponudimo konkretna rešenja za efikasnije i bezbrižnije poslovanje IT firmi, startapa i agencija.

IT firme, startupi i digitalne agencije – sa kakvim problemima dolaze kod knjigovođe?

Naša praksa u CFO DOO pokazuje da IT sektor ima izrazito dinamičan ritam i često jedinstvene zahteve. Klijenti iz IT industrije dolaze sa najrazličitijim pitanjima i dilemama, a najčešće među njima su:

• Kako pravilno evidentirati prihode ostvarene od stranih klijenata ili preko platformi poput Upwork, Fiverr, Amazon, Google ili Apple Store?

• Na koji način obračunati i platiti poreze kada su članovi tima “remote” i nalaze se u različitim državama?

• Kako knjižiti troškove razvoja softvera, edukacije zaposlenih ili nabavke licenci, a da sve bude usklađeno sa srpskim zakonodavstvom i potrebama investitora?

• Na koji način prijaviti i evidentirati investicije i grantove koji stižu iz inostranstva ili iz domaćih izvora?

• Kako “pokrivati” rad frilensera i eksternih saradnika, a da se izbegnu potencijalni problemi sa Poreskom upravom?

• Kako uskladiti izveštavanje prema investitorima (koji često zahtevaju međunarodne standarde – IFRS, GAAP) sa lokalnim zakonodavstvom?

Ove i mnoge druge situacije pokazuju koliko je vođenje poslovnih knjiga za IT firme specifično i koliko je važno imati uz sebe tim stručnjaka koji ne samo da poznaje propise, već i razume logiku i dinamiku digitalnog poslovanja.

Najčešći praktični problemi u knjigovodstvu IT sektora

Devizni platni promet i naplata iz inostranstva

Jedan od najčešćih izazova sa kojima se IT firme i agencije susreću jeste upravljanje deviznim platnim prometom. Većina IT firmi u Srbiji svoje prihode ostvaruje upravo iz inostranstva – kroz ugovore sa stranim klijentima, rad preko globalnih platformi (Upwork, Fiverr, Amazon, Google, Apple Store itd.), ili putem direktnih deviznih uplata na račune u domaćim bankama. Praksa pokazuje da ovde nastaje čitav niz problema:

• Nepravilno evidentiranje deviznih uplata: Klijenti često ne razlikuju šta predstavlja avans, a šta naplatu ugovorene usluge. Nije retko da se devizne uplate knjiže pogrešno, što kasnije otežava izradu završnog računa i otvara prostor za greške prilikom obračuna poreza.

• Problemi sa platnim procesorima (PayPal, Stripe, Wise, Revolut): Česta je pojava da vlasnici IT firmi naplaćuju svoje usluge preko “fintech” platformi, ali ne vode evidenciju o tome kako i kada novac ulazi u zvanične poslovne tokove. Knjigovodstvo mora da prati SVAKU uplatu – čak i ako novac “stoji” na PayPal nalogu ili se kasnije prebacuje u Srbiju.

• Komplikacije sa bankama: Zbog zakonske regulative o deviznom poslovanju, domaće banke često traže dodatnu dokumentaciju ili tumače pojedine uplate kao sumnjive. Klijentima se dešava da im sredstva budu blokirana, ili da moraju da opravdavaju poreklo svakog priliva detaljno.

Primer iz prakse:
Startap iz Novog Sada dobija investiciju iz SAD. Banka traži ugovor sa investitorom, izvod iz APR-a, i dodatne dokaze o svrsi priliva. Ukoliko ne postoji adekvatna papirologija, sredstva mogu biti “zarobljena” na računu i neupotrebljiva dok se sve ne razjasni.

PDV i tumačenje poreskih propisa za digitalne usluge

PDV je jedan od najčešćih “bauka” za IT firme, posebno kada pružaju usluge u inostranstvu. Propisi se često menjaju, a sama materija je vrlo komplikovana:

• PDV na izvozne usluge: Kada IT firma iz Srbije pruža usluge klijentima iz inostranstva, najčešće postoji oslobođenje od PDV-a. Međutim, mora se voditi precizna evidencija i imati validnu dokumentaciju (ugovor, potvrdu o izvršenju usluge, dokaz o deviznom prilivu). Nedostatak dokaza može dovesti do retroaktivnog zaduživanja PDV-a.

• PDV kod digitalnih proizvoda i SaaS modela: Kada domaća IT firma prodaje softver ili digitalne proizvode putem interneta, može doći do razlika u tumačenju da li je reč o prodaji robe ili usluge, i koji su poreski tretmani u Srbiji i zemlji kupca.

Primer iz prakse:
Digitalna agencija prodaje softversku licencu klijentima iz EU. Iako se radi o “izvozu” i formalno ne obračunava PDV, evropski kupci mogu zahtevati određene potvrde, a poreznici u Srbiji mogu tražiti dodatnu dokumentaciju kao dokaz da se usluga zaista izvozi.

Angažovanje frilensera i eksternih saradnika

Mnoge IT firme posluju sa timovima koji su “rasuti” po svetu, ili koriste domaće freelancere i konsultante. To otvara pitanje: kako evidentirati njihove naknade, da li su u pitanju autorski honorari, ugovori o delu, ili nešto treće?

• Pogrešan obračun poreza na honorare: Česta greška je “prepisivanje” modela iz drugih industrija, bez analize specifičnosti IT poslova. IT firme često nisu sigurne da li treba da obračunavaju porez na autorske honorare ili da honorar isplaćuju “neto”, što može dovesti do problema prilikom inspekcija.

• Rizici u vezi sa angažovanjem stranaca: Ako IT firma angažuje freelancera iz inostranstva, javlja se pitanje da li i kako treba platiti porez u Srbiji, da li postoji obaveza izveštavanja, ili rizik od dvostrukog oporezivanja.

Primer iz prakse:
IT firma iz Novog Sada angažuje programera iz Bugarske. Plaćanje se vrši direktno na račun programera. Firma nije sigurna da li treba da obračuna i plati porez u Srbiji, pa konsultuje knjigovođu. Zaključak je da, u skladu sa ugovorom i međunarodnim konvencijama, u ovom slučaju ne postoji obaveza plaćanja poreza u Srbiji, ali je neophodna adekvatna dokumentacija.

Evidencija troškova i investicija

U IT sektoru, ulaganja u softver, hardver, licence, edukaciju i istraživanje i razvoj (R&D) su stalna. Međutim, firme često ne znaju kako pravilno da evidentiraju te troškove i kada oni prelaze u investicije koje se amortizuju.

• Troškovi vs. investicije: Troškovi za razvoj softvera ili kupovinu licenci često se knjiže “ad hoc”, bez jasne klasifikacije da li predstavljaju tekuće troškove ili ulaganje u nematerijalnu imovinu.

• Problemi pri izradi završnog računa: Ako investicije nisu pravilno evidentirane tokom godine, prilikom izrade završnog računa i finansijskih izveštaja dolazi do grešaka, što može uticati i na poreske obaveze i na prezentaciju firme prema investitorima.

Primer iz prakse:
Startap razvija sopstvenu aplikaciju i u početku sve troškove razvoja knjiži kao “tekuće troškove”. Tek kasnije saznaje da je deo troškova trebalo knjižiti kao investiciju u nematerijalnu imovinu, što bi poboljšalo bilans i omogućilo poreske olakšice.

Investicije, grantovi i “pokrivanje” kapitala

Domaći i strani investitori sve češće ulažu u IT startape. Međutim, evidentiranje takvih ulaganja može biti izazov:

• Nejasnoće oko vrste investicije: Da li je u pitanju dokapitalizacija, pozajmica, grant, donacija ili “SAFE” ugovor? Pogrešna klasifikacija može doneti neželjene poreske posledice.

• Izazovi oko izveštavanja investitorima: Investitori često traže transparentno izveštavanje po međunarodnim standardima (IFRS, GAAP), dok lokalno knjigovodstvo mora da se vodi po srpskim propisima.

Primer iz prakse:
Startap iz Srbije dobija grant iz EU fonda za inovacije. Nije jasno da li se grant knjiži kao prihod, kapital, ili posebna stavka. Knjigovođa mora da analizira ugovor i konsultuje se sa nadležnim organima kako bi se sve pravilno evidentiralo.

Prednosti i izazovi saradnje IT firmi i startapa sa stručnim knjigovođom i konsultantom

IT sektor je, po prirodi posla, inovativan, dinamičan i često ne voli administraciju. Međutim, kvalitetna saradnja sa knjigovođom i finansijskim konsultantom može napraviti ključnu razliku između haosa i rasta, između inspekcijskih glavobolja i poslovnog mira.

Prednosti dobre saradnje sa knjigovođom i konsultantom

1. Prava informacija u pravom trenutku

Dobar knjigovođa ili konsultant nije samo “računopolagač” – već partner koji razume poslovni model IT firme i zna kako da nađe rešenje i za najkompleksnije situacije.

• Prevencija problema: Kvalitetna komunikacija omogućava prepoznavanje potencijalnih problema pre nego što prerastu u ozbiljne poremećaje. Npr. ukazivanje na neispravne ugovore, nelogičnosti u izveštajima, ili pogrešne postupke u vezi sa PDV-om ili deviznim poslovanjem.

• Pravovremeno poresko planiranje: IT firme i startapi, uz pravovremene savete, mogu planirati svoje prihode i rashode tako da optimalno koriste poreske olakšice (npr. inovaciona delatnost, investicije u istraživanje i razvoj, zapošljavanje novih kadrova…).

• Profesionalno izveštavanje: Investitori, grantovi i banke često traže profesionalne finansijske izveštaje. Saradnja sa konsultantom znači da će izveštaji biti pripremljeni u skladu sa međunarodnim i domaćim standardima, bez iznenađenja u poslednjem trenutku.

Primer iz prakse:
Digitalna agencija iz Novog Sada je zahvaljujući savetima CFO DOO uspela da izbegne dodatno poresko zaduženje od nekoliko hiljada evra tako što je na vreme ispravila pogrešno evidentirane prihode iz inostranstva i dobila odgovarajuću dokumentaciju za oslobađanje od PDV-a.

2. Ušteda vremena i novca

Saradnja sa stručnim knjigovođom smanjuje rizik od kazni i troškova nastalih zbog grešaka, ali i omogućava menadžmentu da se fokusira na rast biznisa, umesto na “gašenje požara” sa administracijom i porezima.

• Automatizacija procesa: Konsultant može predložiti rešenja za digitalizaciju i automatizaciju poslovnih procesa (e-knjigovodstvo, cloud ERP, automatsko fakturisanje), što posebno prija IT sektoru.

• Racionalizacija troškova: Pravilno vođene knjige omogućavaju IT firmama da tačno znaju gde “cure” troškovi i gde mogu da optimizuju poslovanje.

3. Lakša priprema za investitore i grantove

Za startape, pravovremena saradnja sa knjigovođom i konsultantom je “ulaznica” za ozbiljne investicije i grantove. Investitori traže red, transparentnost i tačnost. Konsultant može da pripremi firmu za due diligence, pripremi traženu dokumentaciju, i objasni kako najbolje predstaviti bilanse i izveštaje.

---

Izazovi u saradnji IT firmi i knjigovođa/konsultanata

I pored brojnih prednosti, saradnja IT sektora sa knjigovodstvenim agencijama nije uvek “med i mleko”. Evo najčešćih izazova iz prakse:

1. Nerazumevanje IT poslovanja od strane knjigovođe

Većina tradicionalnih knjigovođa nema dovoljno iskustva sa specifičnostima IT sektora – devizne transakcije, rad preko platformi, prihodi iz više zemalja, “remote” timovi, SaaS modeli, kriptovalute…

Primer iz prakse:
Startap iz Srbije angažuje knjigovođu koji nije upućen u Stripe i PayPal poslovanje. Rezultat: višemesečno pogrešno knjiženje deviznih priliva, neslaganje stanja na računima, problemi sa završnim računom.

2. “Uradi sam” pristup osnivača i menadžera

IT preduzetnici često pokušavaju sami da vode knjige, verujući da je to “prosta matematika”. Tek kada se pojavi poreska kontrola ili inspekcija, postaje jasno koliko je pravna i poreska materija složena.

• Greške u prijavljivanju prihoda

• Kašnjenje u predaji poreskih izveštaja

• Pogrešno iskazivanje investicija i grantova

• Neredovno praćenje promena u propisima

3. Kašnjenje u komunikaciji i nepravovremeno traženje pomoći

Firme se konsultuju sa knjigovođom tek kad nastane problem (blokiran račun, kazna, inspekcija…), umesto da pravovremeno planiraju i unaprede saradnju.

4. Slaba digitalizacija procesa

Nisu svi knjigovođe “digitalno pismeni”. Mnoge agencije i dalje rade ručno, bez automatizacije, što usporava poslovanje, a u IT sektoru je brzina često ključna.

---

Kako prevazići ove izazove?

• Birajte knjigovođu specijalizovanog za IT i startap sektor. Iskustvo sa deviznim poslovanjem, digitalnim platformama i međunarodnim propisima je neophodno.

• Uspostavite redovnu i transparentnu komunikaciju. Najuspešnije firme ne kriju informacije od knjigovođe i obrnuto.

• Konsultujte se pre donošenja važnih odluka. Svaka veća transakcija (investicija, grant, zapošljavanje, širenje na inostranstvo) treba biti praćena konsultacijom sa stručnjacima.

• Digitalizujte poslovanje gde god je moguće. Korišćenje modernih knjigovodstvenih softvera, cloud platformi i automatizovanih sistema je prednost i za knjigovođu i za IT firmu.

Praktične preporuke i saveti iz iskustva CFO DOO

Kroz svakodnevni rad sa IT firmama, startapima i digitalnim agencijama, u CFO DOO smo prepoznali određene obrasce ponašanja koji vode ka uspešnoj saradnji, ali i najčešće “zamke” koje mogu dovesti do nepotrebnih problema i finansijskih gubitaka. Evo nekoliko konkretnih preporuka i saveta, iz ugla konsultanta i knjigovođe sa višegodišnjim iskustvom:

1. Uspostavite redovnu i otvorenu komunikaciju sa knjigovođom

• Mnogi problemi u poslovanju IT firmi proističu iz nedovoljne ili neredovne komunikacije sa knjigovodstvom. Preduzetnici često dostavljaju dokumentaciju kasno, ne prijavljuju sve transakcije na vreme, ili se jave tek kad dođe do kontrole ili blokade računa.
• Preporuka iz prakse:
  Organizujte redovne mesečne ili dvomesečne sastanke sa knjigovođom, bilo uživo ili online. Na ovim sastancima pređite sve što je urađeno u prethodnom periodu, eventualne nejasnoće i planove za naredni period (planirane investicije, zapošljavanje, novi ugovori, rad sa novim klijentima iz inostranstva itd).

2. Digitalizujte svoje poslovanje i razmenjujte podatke elektronski

• IT firme po prirodi posla razumeju važnost digitalizacije, ali često se dešava da knjigovodstvo ostane na “papiru”. Elektronsko vođenje poslovnih knjiga i razmena dokumenata preko cloud servisa značajno olakšava rad, ubrzava procese i smanjuje mogućnost greške.
• Praktični savet:
  Koristite cloud servise za razmenu dokumenata (npr. Google Drive, Dropbox, OneDrive), i po mogućstvu uvedite knjigovodstveni softver koji podržava elektronsko arhiviranje i automatski uvoz izvoda iz banke. Razmislite o prelasku na e-fakture, što je u Srbiji sada i zakonska obaveza.

3. Prijavite sve izvore prihoda i obavezno evidentirajte prilive sa platformi

• Dešava se da IT firme zaborave ili svesno izostave prijavljivanje prihoda sa platformi kao što su Upwork, Fiverr, PayPal, Stripe, Wise, Revolut itd. Međutim, svaki prihod, nezavisno od toga gde je ostvaren i koliko je “mali”, mora biti evidentiran u poslovnim knjigama.
  Neprijavljeni prihodi najčešći su razlog za poreske kazne i inspekcije.
• Primer iz prakse:
  Firma koja nije prijavila više manjih uplata sa PayPala tokom godine, dobila je retroaktivno zaduženje sa kamatom, i to u momentu kada joj je bilo najpotrebnije da ima “čist” bilans zbog investitora.

4. Konsultujte knjigovođu ili savetnika pre svake važne poslovne odluke

• Planirate investiciju, sklapanje većeg ugovora, saradnju sa novim klijentom iz inostranstva, angažovanje frilensera ili proširenje tima u drugu zemlju? Obavezno konsultujte knjigovođu i finansijskog savetnika. Nekada i mala pravna ili poreska razlika može značiti hiljade evra više ili manje u bilansu.
• Praktični savet:
  Ne pravite nikakve veće transakcije ili ugovore “na svoju ruku” – konsultujte stručnjake iz knjigovodstva i konsultantske firme koja ima iskustvo u IT sektoru. Tako ćete izbeći naknadne troškove i moguće poreske rizike.

5. Pravilno klasifikujte troškove i ulaganja

• U IT sektoru se često ne pravi razlika između tekućih troškova i kapitalnih ulaganja (npr. razvoj softvera, nabavka opreme, R&D projekti).
  Pravilna klasifikacija ovih stavki može doneti poreske olakšice i poboljšati bilans firme, što je od izuzetnog značaja pri apliciranju za investicije ili kredite.
• Praktični savet:
  Dogovorite sa knjigovođom kako će se voditi evidencija ulaganja u softver, licenciranje, hardver, edukaciju i druge oblike razvoja. Već tokom godine obeležavajte koje troškove treba kapitalizovati, a koji su tekući.

6. Pratite propise i usavršavajte se

• Zakonodavstvo u oblasti deviznog poslovanja, PDV-a, poreskih olakšica za inovacije i međunarodnih transakcija se često menja. Važno je da i IT firma i knjigovođa budu u toku sa svim promenama.
• Praktični savet:
  Pretplatite se na relevantne biltene i konsultujte se sa stručnjacima, prisustvujte seminarima i edukacijama. Konsultantske firme kao CFO DOO često organizuju besplatne radionice ili šalju korisne informacije svojim klijentima.

7. Vodite računa o due diligence-u i transparentnosti prema investitorima

• Ako planirate investiciju, akviziciju, ili dobijanje granta, priprema za due diligence je ključna. Investitori zahtevaju transparentnost, urednu dokumentaciju i “čiste” finansije.
• Praktični savet:
  Unapred pripremite sve ugovore, evidencije o investicijama, grantovima, softverima, licencama i zaposlenima. Ne čekajte poslednji trenutak – iznenadne provere su najgore za kompanije koje nisu vodile računa o ovome tokom godine.

8. Nemojte birati knjigovođu samo po ceni

• Najjeftinija usluga najčešće nije i najbolja. Za IT firmu je važnije da knjigovođa ima iskustvo i razume specifičnosti vašeg posla, nego da bude “najpovoljniji”.
• Praktični savet:
  Pri izboru knjigovođe tražite reference iz IT sektora, proverite koliko su upućeni u devizno poslovanje, rad sa platformama, investicije i međunarodne propise. Dobar knjigovođa nije trošak, već investicija u stabilnost i rast vašeg biznisa.

Vođenje poslovnih knjiga za IT firme, startape i digitalne agencije zahteva više od klasičnog poznavanja zakona i šablonskog unosa podataka u knjige. Potrebno je razumevanje digitalne ekonomije, dinamike tržišta, međunarodnih transakcija, kao i stalna edukacija i praćenje propisa koji se menjaju iz godine u godinu.

IT sektor donosi posebne izazove: od deviznih uplata i naplate iz inostranstva, preko različitih poreskih režima za softver, digitalne usluge i autorska dela, pa sve do evidencije investicija, grantova, ili rada sa timovima koji su često distribuirani po celom svetu. Svaki propust ili greška može imati ozbiljne posledice po likvidnost firme, ugled kod investitora, pa čak i opstanka na tržištu.

Praksa pokazuje da su firme koje uspostave redovnu, otvorenu i proaktivnu komunikaciju sa knjigovođom i konsultantom neuporedivo spremnije za rast, investiranje, saradnju sa stranim klijentima i uspešno “preživljavaju” poreske kontrole ili due diligence. S druge strane, pokušaji samostalnog vođenja knjiga, štediša na pogrešnim mestima i biranje najjeftinijih rešenja najčešće se završe skupim ispravljanjem grešaka, propuštenim prilikama i nepotrebnim rizicima.

Zato je izbor pravog partnera za knjigovodstvo i finansijsko savetovanje od ključnog značaja. Posebno za IT sektor, gde svaka pogrešna ili zakašnjela informacija može dovesti do izgubljenog posla ili investiranja.

Ako ste IT preduzetnik, vlasnik digitalne agencije, menadžer startapa ili jednostavno želite sigurnost i mirnoću u svom poslovanju – ne čekajte da se pojavi problem. Konsultujte se na vreme sa stručnjacima koji razumeju vašu industriju i izazove sa kojima se suočavate.

CFO DOO iz Novog Sada poseduje višegodišnje iskustvo u radu sa IT kompanijama, startapima i agencijama svih veličina. Naš tim prati sve promene u zakonodavstvu, razume potrebe digitalnog tržišta i spreman je da ponudi konkretna, praktična rešenja prilagođena vašem biznisu.

Kontaktirajte nas za konsultaciju ili analizu vašeg poslovanja – dozvolite sebi da rastete bez administrativnih briga i nepotrebnog rizika.

Vi se bavite inovacijama i razvojem, a mi ćemo se pobrinuti za stabilnost i bezbednost vaših finansija.